Vakanzen können oftmals intern nicht überbrückt oder nahtlos besetzt werden. Austritte, krankheits- oder unfallbedingte Ausfälle wie auch Mutterschaftsurlaube verursachen oft grosse Schwierigkeiten in der qualitativen und termingerechten betrieblichen Aufgabenerfüllung. Arbeiten bleiben liegen oder werden mangelhaft oder inkorrekt erledigt. Der Eintritt von neuen oder die Rückkehr von bisherigen Angestellten wird dadurch unnötig erschwert. Das muss nicht sein!

Insbesondere in den Bereichen Rechnungswesen (inkl. Lohnwesen) und Verwaltungsführung überbrücken wir bestehende Vakanzen nach Ihren Bedürfnissen. Ein interimistischer Einsatz im Auftragsverhältnis kann von wenigen Wochen (Ferienüberbrückung) bis zu mehreren Monaten dauern. Das Pensum kann wenige Stunden (z.B. Vorbereitung und Protokollierung von GR-Sitzungen) bis zu mehreren Tagen pro Woche umfassen. Darauf basierend und weiterer Analysen erstellen wir auf Ihren Wunsch Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Arbeitsorganisation und der Prozesse. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Personalsuche und coachen neue Kadermitarbeitende (z.B. Quereinsteigende) in der Einarbeitungsphase.

Wie können wir Sie unterstützen:

• temporäre Stellvertretung in den Bereichen Verwaltungsleitung, Finanzen und Lohnbuchhaltung
• Erledigung von spezifischen operativen Aufgaben
• partielle oder umfassende Aufarbeitung von Pendenzen
• Aufbau und Implementierung von neuen Organisationsstrukturen und Prozessen

Wohin und wie soll sich ihre Gemeinde entwickeln? Ein Leitbild definiert diesbezüglich für alle relevanten Themen die Richtung und Leitlinien. Mit gezielten Analysen und methodischem Vorgehen kann diese anspruchsvolle Aufgabe umfassend und trotzdem effizient gemeinsam erarbeitet werden. Erfahrungsgemäss bringt der Einsatz eines externen Beraters / Moderators wertvolle Dienste. Alle Teilnehmer (Exekutive, Kadermitarbeiter etc.) können sich von sonst üblichen Zusatzfunktionen (Sitzungsleitung, Protokoll etc.) entlasten und sich auf die Diskussionen konzentrieren. Die Verantwortung für die Ergebnisse wird gezielt auf alle Teilnehmenden verteilt und folglich die Akzeptanz generell erhöht. Bereits im Leitbild und den strategischen Zielen sind Widersprüche zu eruieren und zu bereinigen. Andernfalls wird die Umsetzung problematisch und das Leitbild zu Makulatur.

Das Leitbild ist nach unserem Verständnis die Schnittmenge aller gemeinsamen Nenner.

Wiederholende und zeitraubende Grundsatzdiskussionen erübrigen sich in der Regel mit diesem Vorgehen. Ein transparentes und allseits verständliches Leitbild mit klar formulierten Zielen ist jedoch nur die halbe Miete. Hier beginnt die wahrscheinlich wichtigste Arbeit: die Umsetzungsplanung. In dieser Phase werden Verbindlichkeiten geschaffen. Was muss wer bis wann tun, damit die Ziele erreicht werden. Diese Massnahmenplanung bezieht sich auf einen Zeithorizont von bis zu 5 Jahren und sollte alle wesentlichen Schritte sowie eine überprüfbare und entsprechend umfassende Detailplanung beinhalten. Im Rahmen von regelmässigen stufengerechten Controllingprozessen ist der Umsetzungsstand zu prüfen und im Sinne einer rollenden Planung anzupassen. Insbesondere der unterjährigen Umsetzung ist ein besonderer Augenmerk zu schenken. Mit dieser Systematik erreichen die auf strategischer Ebene definierten Ziele auch die gewünschte Wirkung.

Wie können wir Sie unterstützen:

• IST-Analyse, Vorbereitung, Koordination und Leitung der Sitzungen zur Entwicklung des Leitbilds und der strategischen Ziele
• Vorbereitung und Leitung von Workshops, Koordination und Sitzungsleitungen für die Ausarbeitung der Massnahmenplanung
• Standortbestimmung bezüglich Umsetzung der Massnahmen (Konzept oder/und Prüfung)

Die Organisationsstruktur orientiert sich grundsätzlich an den Prozessen, welche wiederum auf die Strategie ausgerichtet sind. Die regelmässige Überprüfung der Organisationstruktur ist deshalb eine grosse Herausforderung und unabdingbar für eine wirtschaftliche Aufgabenerfüllung. Gesetzliche und insbesondere technische Rahmenbedingungen ändern sich in der heutigen Zeit schnell und können Arbeitsabläufe massgeblich verändern. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV) der Mitarbeitenden müssen deshalb periodisch und systematisch analysiert sowie aktualisiert werden.

Ein funktionierendes Zusammenspiel der strategischen und operativen Ebenen ist dabei ebenfalls entscheidend. Die Definition von klaren und praktikablen reglementarischen Grundlagen bilden das zentrale Fundament dafür.

Bei Reorganisationen sollten nach Möglichkeit fundierte und neutrale Analysen vorliegen, welche aufzeigen, wo die Stärken und Schwächen der heutigen Struktur liegen. Erst nach der Definition von klaren Zielen sind Lösungsvorschläge zu erarbeiten, welche hinsichtlich ihrer Zielerreichung beurteilt und somit eine auf Fakten basierende Entscheidungsfindung ermöglichen. Mit diesem strukturierten und phasenorientierten Vorgehen wird viel Transparenz geschaffen und der Einbezug von Beteiligten ermöglicht.

Wie können wir Sie unterstützen:

• Ausarbeitung von Analysen mit Handlungsempfehlungen für Ihre Organisation oder für einzelne Bereiche
• Begleitung bei der Umsetzung von Handlungsempfehlungen (inkl. Personalrekrutierung und Coaching)
• Ausarbeitung von Geschäftsordnungen, Organigrammen, Prozessen
• Begleitung Auslagerung oder Integration von Organisationseinheiten und Aufgaben
• Begleitung Gründung und organisatorische Umsetzung von Zweckverbänden, Anstalten oder Verbundslösungen

Für eine optimale Besetzung einer Kaderstelle sind neben den fachlichen Kenntnissen auch Managementeigenschaften des/der Bewerbenden entscheidend. Die Definition eines realistischen und auf die effektiven Anforderungen zugeschnittenen Stellenprofils ist deshalb elementar. Bereits beim Studieren und Selektionieren der Bewerbungsdossiers werden wichtige Weichen gestellt. Während der Bewerbungsgespräche sollten alle relevanten Fragen zwischen den Verantwortlichen (Arbeitgeber) und den Bewerbenden geklärt werden. Erst dann wissen beide Parteien, auf was sie sich einlassen und was sie gegenseitig erwarten dürfen. Dies lohnt sich in jedem Fall, denn jeder Personalwechsel verursacht zusätzliche Kosten und beansprucht viel Zeit. Gutes Personal ist das Kapital jeder Organisation.

Wie können wir Sie unterstützen:

• bedarfsorientierte, situative Unterstützung im Rekrutierungsprozess (z.B. Anforderungsprofil, Ausschreibung, Vorselektion der Bewerbungsdossiers, Vorgespräche etc.)
• administrative Abwicklung des Rekrutierungsprozesses
• Unterstützung von Wahlgremien (z.B. Gesprächsleitung)
• Aus- / Überarbeitung der Stellenbeschreibungen
• Einführung von quereinsteigenden Kadermitarbeitenden in die relevanten Gesetzesgrundlagen, Prozesse und Strukturen
• Coaching von neuen Kadermitarbeitenden

Werden in Ihrer Gemeinde oder Ihrer Organisationen in der Regel die Führungskräfte mit den Projekten beauftragt? Geschieht dies als Supplement zum Tagesgeschäft und den Führungs- und Fachaufgaben? Fehlen dazu - abgesehen von den erforderlichen Ressourcen - auch klare Aufträge und Zielsetzungen sowie ein einheitliches Projektmanagementmodell und -instrumente?

Die Initialisierung wie auch die Startphase sind für eine erfolgreiche Projektabwicklung von elementarer Bedeutung. Ein methodisches und systematisches Vorgehen sind wichtige Erfolgsfaktoren. Die Definition einer Projektorganisation sowie deren Kompetenzen und Zuständigkeiten ist gerade im politischen Umfeld von grosser Bedeutung. Der frühzeitige Einbezug aller Interessengruppen und eine gezielte Projektkommunikation kann vor negativen Überraschungen während des Projekts und insbesondere am Projektende schützen.

Wie können wir Sie unterstützen:

• Einführung  und Schulung von Projektmanagement-Grundlagen (Handbücher, Methoden, Instrumente etc.)
• Leitung von Projekten oder Teilprojekten (insbesondere Organisationsprojekte)
• Begleitung / Coaching von Projektleitenden, Projektgruppen oder Teilprojektgruppen
• Beratung bezüglich Projektorganisation, Methoden und Instrumenten

Mit der Einführung des Harmonisierten Rechnungsmodells (HRM2) sind die Anforderungen an die Finanzverwalter/innen erheblich gestiegen. Das Berufsbild der heutigen Finanzleitung hat sich in den vergangenen Jahren massiv verändert. Gute betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse bilden die Grundlage für die umfassenden Aufgaben. Das Umfeld besteht jedoch bezüglich Kenntnissen im Rechnungswesen weitgehend aus Laien. Deshalb kommt der Finanzleitung eine grosse Verantwortung hinsichtlich der Umsetzung der Rechnungslegungsvorschriften, Entwicklung von finanziellen Führungsinstrumenten und des Controllings zu. Oftmals fehlt den Verantwortlichen intern ein "Sparringpartner" um Probleme diskutieren oder Lösungen reflektieren zu können. Die externe Beratung von Kadermitarbeitenden sowie von Behörden und Kommissionen in Finanzthemen ermöglicht eine neutrale Beurteilung wie auch Aussensicht und stiften Mehrwert.

Was können wir Ihnen anbieten:

• Analysen bezüglich Organisation und Stand des Rechnungswesens mit entsprechenden Handlungsempfehlungen (z.B. bei Personalwechsel)
• Unterstützung (Beratung, Anleitung sowie Ausführung) bei Pendenzen, Personalengpässen
• Beratung in MWST-Themen (Steuerpflicht, Abrechnung, etc.)
• Erarbeitung von Aufgaben- und Finanzplänen
• Einführung eines RISK-Managments und Internen Kontrollsystems (IKS)
• Konzipierung von Kosten- / Leistungsrechnungen und Globalbudgets
• Konzipierung von Controllinginstrumenten
• Lösungsvorschläge, Zweitmeinung oder Prüfung von Finanzierungsstrategien für Investitionen oder neuen Aufgaben etc.
• Coaching und Unterstützung von Rechnungsprüfungsgremien